En tant que freelance, vous êtes responsable non seulement des services que vous vendez, mais aussi de tout ce qu’il y a autour, y compris la gestion des contrats et le suivi des factures et bien entendu, la préparation des devis. Rédiger un devis précis est une étape déterminante pour présenter chaque élément de votre offre, pour mettre en avant votre expertise et votre professionnalisme dans le but de convaincre votre client, mais aussi pour vous protéger juridiquement. Sur Malt, les mentions légales sont ajoutées automatiquement en bas de chacun de vos devis. Alors n’oubliez pas de vous rendre sur votre tableau de bord pour renseigner vos coordonnées ainsi que les informations relatives à votre entreprise afin qu’elles y soient pré-enregistrées (numéro de TVA, raisons sociales etc.).
Comment faire un devis freelance ? Pour commencer, assurez-vous d'inclure toutes les informations nécessaires : détaillez chaque tâche que vous réaliserez pour le client en précisant la liste des rendus et le temps de travail estimé pour chaque élément. Proposer un devis complet et précis sur Malt permet de rassurer le client sur votre sérieux, et vous offre une protection juridique optimale. Lisez cet article pour tout savoir sur la préparation des devis, afin d’être fin prêt pour ce moment crucial dans la relation avec vos clients.
Posez un maximum de questions au client pour comprendre son besoin
Avant de déterminer un prix pour vos prestations, il est important de rassembler toutes les informations nécessaires. En effet, vous voulez proposer au client une offre qui soit la plus proche possible de ses attentes, mais qui assure aussi la rentabilité du projet de votre côté. Comme l’explique Ivanne Poussier, Consultante Digital Learning & Formatrice et Super Malter 2, la signature du devis est le moment de « rétablir une symétrie dans les attentes ».
Pour rassembler les informations préalables à la création du devis freelance, vous devrez poser un maximum de questions au client, que ce soit directement via la messagerie Malt ou bien lors d’un rendez-vous par téléphone ou en visioconférence. Dans tous les cas, le devis devra impérativement être envoyé et validé sur Malt pour garantir la sécurité de votre mission (paiement et assurance).
Voici une liste non exhaustive des informations à recueillir auprès de votre client avant de préparer votre devis :
Cet échange initial est aussi l’occasion de vérifier que le courant passe bien avec ce client. Si les échanges sont fluides et que la discussion se déroule sans accroc, c’est bon signe pour la suite ! Pour rappel, la possibilité de choisir ses clients fait partie des cinq avantages principaux cités par les freelances en quête d’indépendance. Or, la préparation du devis est un moment clé pour choisir de travailler ou non avec un client.
Si besoin, séparez votre devis en plusieurs parties
Une fois que vous avez rassemblé les informations nécessaires pour bien comprendre les attentes du client pour la mission, il est important de se poser la question de la faisabilité et de la clarté de chaque tâche demandée. Si la demande du client est parfaitement claire, vous pouvez commencer à rédiger votre devis.
En revanche, s’il subsiste certaines zones de flou dans le projet du client, il peut être judicieux de scinder votre offre en plusieurs devis correspondant chacun à une partie du projet. Ivanne Poussier explique qu’ainsi, vous pourrez faire évoluer votre mission selon la manière dont se déroule le projet, et vous adapter aux besoins réels du client. À vous donc de préparer plusieurs devis pour les différentes parties du projet, en expliquant votre démarche au client
Détaillez votre devis au maximum
Une fois que vous avez rassemblé les informations nécessaires à la préparation du devis, et que vous avez déterminé s’il devait être séparé en plusieurs parties, il sera temps de passer à la rédaction du devis à proprement parler. Sortez votre plus belle plume pour tout mettre au propre et garantir le succès de votre mission. Plusieurs raisons devraient vous pousser à détailler au maximum votre devis :
- C’est l’occasion de montrer à votre client que vous avez parfaitement compris sa problématique, et que vous disposez de toutes les solutions nécessaires pour y répondre
- C’est la meilleure manière de cadrer votre mission et d’éviter tout débordement, par exemple avec un client qui vous demanderait des tâches non précisées dans le devis
- C’est le moment de justifier le montant de votre devis en valorisant votre expertise et votre professionnalisme
N’oubliez pas que le devis vous engage et engage le client : une fois validé sur Malt, ce document fait office de contrat de travail et de facture à la fin de la mission. Il est donc tout à votre avantage d’y détailler précisément les services que vous effectuerez dans le cadre de votre mission.
Voici une liste non exhaustive des éléments à détailler dans votre devis, à adapter selon la mission et le client :
Vous pouvez aussi préciser une date limite de validité pour le devis, ainsi qu’une réserve de disponibilité. En effet, certains clients ont des cycles de décision très longs, et vous avez intérêt à faire preuve de transparence sans pour autant vous fermer d’autres opportunités. À titre d’information, un devis envoyé via Malt est valable pendant 30 jours par défaut. Notez aussi que dans le cas d’une mission récurrente (c’est-à-dire qui se répète dans le temps, par exemple chaque mois), les frais Malt côté freelance baissent de 10 % à 5 % au bout de six mois avec le même client.
Présentez votre devis
Lorsque vous présentez votre devis au client, celui-ci peut avoir des interrogations sur le tarif ou le temps estimé pour les différentes prestations. Afin de répondre à ses questions et de le rassurer rapidement, la méthode la plus efficace consiste à organiser un rendez-vous avec le client pour lui présenter votre offre en détail. Cet échange sera l’occasion de synthétiser ce que vous avez compris de sa problématique, de lui présenter votre solution pour y répondre et de détailler le budget que vous prévoyez dans votre devis. Non seulement vous pourrez répondre aux questions du client, mais vous le rassurerez sur votre professionnalisme.
Présenter votre devis au client vous permettra de recueillir ses feedbacks à chaud, et éventuellement de modifier votre offre en conséquence, avant de l’envoyer à nouveau pour validation, toujours via Malt. Pour information, si votre devis n’est pas accepté par le client, quelle que soit la raison de son refus, cela n’aura aucun impact sur la visibilité de votre profil sur Malt. En revanche, un devis validé ouvre la voie à une mission réussie, ce qui augmentera votre visibilité sur la plateforme.
Pensez « long terme »
Au-delà du besoin immédiat pour lequel le client vous contacte, l’envoi du devis est l’occasion de donner à votre interlocuteur un aperçu de vos compétences. Essayez d’être à la fois précis et exhaustif, tant dans le contenu que dans la présentation de votre devis : même s’il refuse cette première offre, le client pourra vous recontacter pour une autre mission. Et s’il accepte votre devis, vous mettez toutes les chances de votre côté pour établir une relation professionnelle durable.
Vous pouvez tout à fait proposer dans votre devis freelance des options facultatives, que le client pourra inclure s’il le souhaite. Là aussi, il peut être judicieux d’en discuter de vive voix avec votre interlocuteur pour lui présenter les avantages de chaque option et discuter de son besoin dans le détail. Selon le service que vous proposez, vous pouvez par exemple ajouter une option de maintenance pour un site web, ou une mise à jour régulière pour de la création de contenus liés à l’actualité. Enfin, il peut être intéressant de préciser les services qui ne sont pas inclus dans le devis : vous éviterez ainsi tout malentendu au cours du projet.
Une bonne habitude à prendre en tant que freelance consiste à reprendre votre devis en fin de mission pour analyser le temps que vous avez passé sur chaque tâche, comparer vos tarifs et vérifier les éventuels coûts additionnels, dans le but d’ajuster vos futures propositions commerciales. Ainsi, vous pourrez optimiser vos prix avec chaque mission. « La bonne recette, c’est de se remettre en question et de regarder régulièrement les coûts cachés qu’on aurait pu inclure, » précise Ivanne Poussier.
La plateforme Malt est pensée pour que les freelances travaillent sans stress. Ainsi, votre devis Malt reste modifiable pour les missions courtes jusqu’à ce que le client marque la mission comme terminée. Si vous ne savez pas exactement de combien de temps vous aurez besoin, ou si le projet est susceptible d'être prolongé par le client, vous pourrez toujours en parler avec le client et modifier votre devis pendant le projet. Vous avez une question sur un devis prépayé ou une mission longue ? C’est par ici !
Maintenant que vous avez lu cet article, vous avez en main tous les éléments nécessaires pour préparer sereinement votre devis. Il ne vous reste plus qu’à vous lancer !
