L'importance d'une bonne communication avec les freelances
La communication est la clé de toutes les relations, qu'elles soient personnelles ou professionnelles, et c'est certainement vrai lorsqu'il s'agit de la collaboration entre les entreprises et les freelances. Communiquer avec les freelances, c'est établir une relation de travail saine et fonctionnelle, c'est créer un équilibre. Pour une collaboration efficace et un partenariat de travail fructueux avec les freelances, les questions fondamentales du qui, du quoi, du pourquoi et du comment doivent être abordées dès le départ. Ainsi, lorsque vous entamez un projet, des attentes claires concernant le champ d'application, les délais, les livrables, les budgets, etc. doivent être partagées explicitement et d'emblée. Les premières discussions sur le projet doivent aboutir à un briefing clair et à un processus défini que les deux parties comprennent et acceptent, mais nous y reviendrons plus tard.
Par définition, les freelances sont autonomes ; ils travaillent de manière indépendante, en dehors d'une structure. Il est important de se rappeler qu'en tant que consultants externes à votre organisation, les freelances peuvent ne pas avoir la même compréhension de vos besoins, de vos processus, de vos outils ou de vos valeurs. Par conséquent, il est essentiel d'établir une communication claire et soignée lorsqu'il s'agit de la gestion et de la réussite d'un projet en freelance. Poursuivez votre lecture pour obtenir des conseils avisés sur la meilleure façon de communiquer avec les freelances, de leur intégration jusqu'au feedback.
6 conseils pour communiquer avec les freelances
En tant que plateforme ayant près de dix ans d'expérience dans la mise en relation de freelances et de clients, Malt a identifié un certain nombre de conseils et d'outils de communication permettant d'établir une communication saine avec les freelances et de favoriser des collaborations fructueuses, quelle que soit la taille de votre organisation. Voici nos 6 meilleurs conseils pour communiquer avec les freelances.
1. Fournir un briefing clair
Une collaboration fructueuse entre un freelance et une entreprise repose sur un briefing détaillé pour un projet bien défini. Un briefing solide, que vous communiquez aux freelances dès le début de votre collaboration, doit établir des attentes claires à tous les niveaux. Tout d'abord, il doit présenter l'entreprise, le contexte et l'environnement. Il doit décrire le projet en question, ses objectifs ainsi que les détails des résultats attendus. Le dossier doit également contenir des détails pratiques, comme le calendrier du projet, ainsi que des informations sur les outils, les ressources et les méthodes de travail. Il s'agit du cadre de la relation et il sert à aligner les deux parties en vue d'une collaboration efficace.
2. Avoir un interlocuteur clé
Même avec un briefing clair, nous avons tous besoin de quelqu'un sur qui nous appuyer... Et c'est vrai pour les freelances qui commencent à travailler avec vous. Ils ont besoin d'une personne de référence, quelqu'un vers qui ils peuvent se tourner, que ce soit pour accéder aux outils ou aux informations dont ils ont besoin pour le projet, ou pour entrer en contact avec d'autres membres de l'équipe. La nomination d'un référent principal (plutôt que de plusieurs contacts, ce qui peut être compliqué pour un freelance), disponible et réactif, est un élément essentiel d'une communication saine avec votre freelance et de la mise en place de conditions favorables à sa réussite.
Veillez également à ouvrir les canaux de communication ou les outils de communication appropriés, que ce soit par le biais de la messagerie, du courrier électronique, des appels vidéo ou d'autres plateformes. Malt dispose par exemple d'une fonction de chat intuitive et facile à utiliser qui vous permet de centraliser toutes vos communications.
3. maintenir une communication fluide et des suivis réguliers
Il est important de désigner un interlocuteur clé pour votre freelance, mais il est tout aussi important de veiller à ce qu'il y ait une communication active et continue entre l’interlocuteur clé et votre freelance. Il est essentiel de garantir une disponibilité et une réactivité mutuelles. Si le freelance a une question ou un problème, il doit pouvoir obtenir une réponse dans un délai raisonnable. De même, si vos équipes ont des informations importantes à partager, elles doivent pouvoir le faire avec le freelance.
C'est pourquoi il peut également être utile d'établir des suivis réguliers de l'état d'avancement du projet. Une réunion hebdomadaire ou des points de contrôle réguliers du projet peuvent par exemple donner de bons résultats. Le rythme précis peut être défini au cas par cas. La mise en place d'un espace commun (comme un dossier ou un serveur) où l'entreprise peut suivre l'avancement du projet peut également s'avérer utile. Dans l'ensemble, cela peut favoriser une communication ouverte et transparente qui encourage les questions, le partage et le feedback constructif.
4. Mais... ne faites pas de micro-gestion !
Une communication fluide et des temps de réponse raisonnables peuvent favoriser une collaboration fructueuse. En fait, il s'agit des meilleures pratiques en matière de communication avec les freelances. Toutefois, les freelances sont des consultants autonomes et spécialisés, qui ont l'habitude de travailler de manière indépendante. Veillez à leur donner les ressources dont ils ont besoin, mais aussi l'espace, le temps et la confiance dont ils ont besoin pour faire leur travail et le faire correctement. Par exemple, si vous avez déjà établi un suivi hebdomadaire, respectez les limites mises en places et ne leur envoyez pas d'autres e-mails de suivi entre les différents points.
5. Fournir un feedback
Une autre bonne pratique de la gestion de projet en freelance : le partage d'un feedback régulier. Cela contribuera à accroître l'efficacité, permettant au freelance de rester productif et sur la bonne voie, en particulier s'il travaille sur plusieurs projets à la fois (comme c'est le cas pour de nombreux freelances). Un feedback constructif est concret, exploitable et proactif, décrivant le problème, expliquant ce qu'il implique et proposant des solutions possibles.
Au cours du projet, il incombe également à l'entreprise de vérifier si le freelance respecte le briefing et l'étendue du travail, et de rectifier le tir si nécessaire. Et lorsque les choses se passent bien, les entreprises ne doivent pas hésiter à dire au freelance qu'elles sont satisfaites ! Les commentaires positifs sont généralement appréciés et peuvent contribuer à définir les bases d'une relation de travail à long terme. Malt vous permet, ainsi qu'à votre freelance, de laisser des commentaires publics sur votre collaboration.
6. Se rappeler que la communication est une voie à double sens
Lorsque vous collaborez avec un freelance, il est essentiel, comme nous l'avons mentionné plus haut, de fournir des directives et des feedbacks pour garantir la réalisation d'un projet. La collaboration avec un freelance peut également présenter l'avantage supplémentaire d'accéder à une perspective externe de votre organisation. En d'autres termes, les freelances développeront des idées sur le travail avec votre entreprise ou votre organisation. Ces points de vue peuvent être élogieux ou constructifs, ou encore critiques.
Quoi qu'il en soit, en ce qui concerne la manière dont elles communiquent avec les freelances, les entreprises devraient accueillir, et même inviter, ce feedback qui leur permettra de se développer et de s'améliorer. Grâce à leurs expériences variées, les freelances sont souvent en mesure de remettre en question les processus d'une organisation et de suggérer d'autres outils, logiciels ou méthodes de travail. En tenant compte des commentaires fournis par un freelance, votre organisation peut établir des relations de collaboration encore plus saines pour l'avenir.
Maintenant que vous savez comment communiquer avec les freelances...
Un bref rappel des meilleures pratiques pour une collaboration et une communication efficaces avec les freelances :
1. Fournir un briefing clair
2. Définir un interlocuteur clé
3. Maintenir une communication fluide
4. Ne faites pas de microgestion !
5. Fournir un feedback (et en recevoir)
