Vous avez passé LinkedIn au crible, consulté d’innombrables portfolios, comparé des devis, demandé l’avis de vos collègues et finalement fait votre choix. Ce sera ce freelance. On pourrait penser que le plus gros du travail est fait. Il ne reste qu’à définir quelques échéances et la machine se mettra d’elle-même en route. Oui… mais non. Parce que collaborer avec un freelance requiert un peu plus que ça. Suivez ces quatre conseils et tout ira bien !
Une bonne collaboration avec un freelance ne doit rien au hasard. Ça demande du travail et un peu de préparation. Quel que soit le talent brut que vous intégrez à votre équipe, c’est votre rôle de vous assurer que l’énergie va dans le bon sens. Malt a interrogé 124 freelances et 20 entreprises sur la manière dont cette relation fonctionne. Ces entretiens ont souvent mis en lumière les mêmes vérités — et les mêmes erreurs. Voici quatre conseils pour éviter les pièges.
Spoiler alert : les conseils tournent tous autour de l’essentiel. Et l’essentiel, c’est la communication. Comme dans toute relation, non ?
Un. Tout (re)commence par le briefing.
Vous avez déjà eu ce premier briefing approximatif, c’est probablement comme ça que vous vous êtes rencontrés. Néanmoins, il sera plus qu’utile de le parcourir ensemble une seconde fois. Cela vous permettra tout d’abord de combler les lacunes éventuelles concernant le calendrier, le format et les attentes. Ensuite — et c’est tout aussi important — ça lèvera toute ambiguïté.
N’oubliez pas : vous êtes des partenaires. Encouragez le freelance à poser des questions et veillez à ce que la communication aille dans les deux sens. Le propre des malentendus est d’attendre silencieusement dans un petit coin avant de tout dévaster sur leur passage. Il est donc préférable d’éliminer les doutes dès le départ. Décrivez l’état d’avancement du projet et vérifiez que le freelance comprend bien son rôle dans celui-ci. Donnez-lui des détails sur la manière dont vous comptez collaborer et n’hésitez pas à convenir de check-ins hebdomadaires, par exemple.
Le freelance doit sortir de ce briefing avec au moins ces quatre éléments en tête : le contexte, la deadline, l’objectif et le budget. Si vous avez peur de sembler trop rigide ou trop strict, sachez que les freelances ne demandent rien d’autre que de la clarté. Ce sont d’ailleurs eux qui nous l’ont confié.
« Avant même que le client ne me présente un projet, je pose toujours quatre questions : quoi, pour quand, pour qui et pour combien ? De cette façon, je peux vérifier si la demande est bien structurée. » Nicolas Ribero, consultant freelance en communication visuelle et digitale
Deux. Partagez votre vision, partagez votre culture.
Pourquoi. C’est de ça qu’il s’agit lorsque vous cherchez des investisseurs, c’est de ça qu’il s’agit sur la page de renvoi de votre site web, c’est de ça qu’il s’agit dans chaque partenariat. Veillez à ce que le freelance fasse également partie de cette histoire. Disposer d’une vue d’ensemble est primordial. Et oui, ça vaut aussi pour un programmeur, une traductrice, un personnel purement logistique ou même l’équipe de nettoyage.
Un freelance doit-il connaître l’organigramme de la société ou ses objectifs pour les dix prochaines années ? Bien sûr que non. Mais considérer une personne temporairement impliquée dans votre organisation comme un simple rouage de la machine est une grossière erreur.
« Comprendre une entreprise, c’est mon business. Avant de me plonger dans un briefing ou un entretien, je regarde toujours ce qui se passe dans ce secteur particulier. Je vais sur leurs canaux de communication, de leur site web à leur page LinkedIn, pour découvrir ce qui se dit (ou ne se dit pas). Puis je fais de même pour leurs principaux concurrents. De cette manière, je connais exactement les manquements et les marges d’améliorations. » Jill Mathieu, copywriting captain chez Goodcopy.ink.
Après tout, chaque employé veut savoir à quoi sert la machine. Si vous attendez d’un freelance qu’il donne le meilleur de lui-même, vous remarquerez que tout se passera beaucoup mieux s’il a le sentiment de faire partie de l’histoire, dès le départ. Et cela s’applique à chacun d’entre nous : travailler pour gagner sa vie, c’est bien ; travailler dans un but précis, c’est mieux.
Trois. Ouvrez les bonnes portes.
Un freelance s’attend à un accueil chaleureux. On ne parle pas d’une tasse de café ou d’un lunch de bienvenue (même si c’est toujours appréciable), mais bien d’un accès à tous les outils nécessaires pour mener à bien sa mission. Pour ceux qui viennent travailler dans vos bureaux, pensez aux badges, à l’accès Intranet, à un compte sur les plateformes numériques avec lesquelles vous fonctionnez, aux outils de gestion éventuels, aux calendriers et à tous les autres logiciels pertinents que le freelance n’utilise pas encore. Ça semble évident, non ? Pourtant, 24 % des freelances interrogés dans le cadre de l’enquête ont indiqué qu’ils avaient rencontré des difficultés à accéder à un ou plusieurs outils purement techniques.
D’ailleurs, un autre avantage de collaborer avec des freelances est leur expérience avec des entreprises similaires, peut-être même concurrentes. Ils possèdent donc un regard avisé sur l’organisation optimale du flux de travail. Soyez ouvert à leurs commentaires, car ces conseils gratuits peuvent vous être tout aussi précieux que ceux d’un consultant hors de prix.
« Chaque semaine, une Creative director freelance venait nous aider à développer notre identité visuelle. Elle nous a suggéré d’établir un agenda de création via Trello afin de distribuer facilement les demandes aux graphistes. Ça ne faisait pas forcément partie de sa mission, mais sa suggestion nous a été d’une grande aide. » Jean-Loup Portal, Editorial Manager chez Roche
Quatre. Créez du lien entre les personnes.
Oui, c’est avant tout une affaire personnelle. Les freelances ont besoin d’un point de contact, d’une personne engagée qui sera leur lien avec le reste de l’entreprise. N’envoyez pas vos freelances dans de grandes réunions avec toute l’équipe. Sur la douzaine de points à l’ordre du jour, il n’y en aura sans doute qu’un seul qui les concernera, et de très loin.
« Engager un freelance est une source de grande liberté pour l’entreprise, mais aussi pour le freelance lui-même. Cet engagement est volontaire, des deux côtés. Il doit y avoir une bonne entente et une certaine harmonie entre les deux parties. En fait, les mêmes prérequis que pour un mariage réussi. » Cécile Tuil, VP Communications chez Albéa Group
S’il est nécessaire d’impliquer les travailleurs temporaires dans la vision et la culture de l’entreprise, ça ne signifie pas que vous devez les noyer dans leur gestion quotidienne. Ce suffixe « free », dans freelance, il est là pour une bonne raison (et on parle bien de liberté, pas de gratuité). Voilà tout le rôle de la personne de contact : elle agit comme un filtre entre l’accessoire et l’essentiel. Veillez à ce que le freelance sache immédiatement qui sera sa personne de contact.
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L’autonomie face à la collectivité, seul contre tous, le nouveau venu vs. l’ancêtre… Le match mental qui oppose freelances et entreprises est souvent fait de clichés bien ancrés. C’est pourquoi la plupart des clients auraient bien besoin d’une thérapie relationnelle.
Au cours des neuf dernières années, Malt a servi d’intermédiaire entre 320 000 freelances et 40 000 organisations, et ce dans cinq pays. Vous pouvez nous faire confiance lorsqu’on vous dit que l’on connaît plutôt bien les deux équipes.
Nous avons rassemblé les résultats de cette vaste expérience et de nos recherches approfondies dans un guide unique en son genre. Il est le premier à contenir des conseils pour une relation durable entre freelances et entreprises. Vous y trouverez d’autres astuces, quelques chiffres clés et pas mal de citations en provenance du terrain.
Bonne lecture !