Chrystel Cooray

En tant qu’Online Business Manager chez Kalliopé, j’ai assuré la coordination globale des opérations administratives et RH, tout en structurant les process internes pour optimiser l’organisation du cabinet et fluidifier le travail des équipes. J’interviens comme bras droit opérationnel, garantissant un fonctionnement efficace, agile et entièrement piloté via des outils digitaux.

✨ Missions principales

🔹 Pilotage administratif & coordination opérationnelle

• Organisation, gestion et optimisation des opérations internes du cabinet

• Centralisation des informations, structuration des outils et mise en place de process efficaces

• Support direct aux associés pour les aider à se recentrer sur leur activité juridique

🔹 Gestion des services généraux & prestataires

• Supervision du bon fonctionnement des bureaux : maintenance, fournisseurs, équipements

• Gestion des contrats et coordination avec les prestataires externes (IT, services, maintenance)

• Optimisation des flux d’achat, gestion des fournitures et suivi des dépenses

🔹 Ressources Humaines & support collaborateurs

• Onboarding & Offboarding : parcours complet des nouveaux collaborateurs

• Gestion administrative du personnel : documents RH, absences

• Interface avec les services RH externes, paie et cabinet comptable

🔹 Gestion financière & suivi administratif

• Suivi des factures fournisseurs : validation, paiements, rapprochements

• Optimisation des process finance/admin pour gagner en fluidité

🔹 Organisation & efficacité interne

• Mise en place d’outils digitaux pour améliorer la communication et le suivi des tâches

• Standardisation des méthodes de travail pour optimiser le temps et réduire les frictions internes

• Accompagnement des équipes sur l’usage des outils et bonnes pratiques

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📍 Compétences clés

Online Business Manager • Gestion opérationnelle • Office Management digitalisé • Coordination RH • Suivi fournisseurs • Support aux associés • Gestion administrative • Optimisation des workflows

Chez Moea, j’occupe le rôle de Responsable Administratif et Financier (RAF), en charge du pilotage administratif, financier et RH. J’assure la fiabilité des données financières, l’optimisation des process internes et le support direct à la Direction afin de lui permettre de se concentrer sur le développement de l’activité.

✨ Missions principales

🔹 Gestion financière & facturation

• Gestion de la facturation via Zoho Books, CRM et Pennylane (émission, suivi, relances)

• Suivi des paiements clients et gestion des encaissements

• Réponses aux clients sur les sujets de facturation et questions financières

• Paiement des fournisseurs et contrôle des pièces justificatives

• Fiabilisation des flux financiers et optimisation des pratiques internes

🔹 Bilan financier & reporting

• Préparation et consolidation du bilan financier

• Analyse des résultats, contrôle de cohérence et suivi des indicateurs clés

• Mise à jour des tableaux de bord et reporting régulier à la Direction

• Optimisation des processus de clôture comptable

🔹 Dossiers de subvention & financements

• Montage complet des dossiers de subvention : collecte des pièces, rédaction, dépôt

• Analyse des dispositifs disponibles et vérification de l’éligibilité

• Suivi des échanges avec les organismes financeurs et gestion des relances

• Reporting auprès de la Direction sur l’avancement et les résultats

🔹 Ressources Humaines & intégration

• Onboarding & Offboarding des salariés : parcours, documents, intégration

• Mise en place et amélioration des outils RH internes

• Suivi administratif des salariés et support quotidien

🔹 Pilotage administratif & optimisation des process

• Structuration, harmonisation et optimisation des processus internes

• Mise en place d’outils pour améliorer la communication et l’organisation

• Support direct à la Direction pour fluidifier la prise de décision

• Gestion administrative transversale en télétravail

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📍 Compétences clés

Facturation • Paiements clients/fournisseurs • RH

J’accompagne actuellement le cabinet Shubert Collins & Associés dans la gestion des services généraux, de l’administration et du suivi financier, avec pour objectif d’assurer une organisation fluide, fiable et optimisée - le tout en télétravail.

✨ Missions principales

🔹 Services généraux & gestion des fournisseurs

• Gestion et négociation des contrats (bureaux, maintenance, fournitures, services)

• Suivi des prestataires & communication opérationnelle

• Supervision des achats et gestion des stocks

🔹 Administration & gestion RH

• Onboarding & Offboarding : intégration, gestion des départs et suivi administratif

• Support aux équipes sur les besoins opérationnels et administratifs

• Coordination RH au quotidien

🔹 Finance & facturation

• Pointage, validation et paiement des factures fournisseurs

• Suivi des échéances et relances

• Gestion des temps d’activité sous SECIB

• Suivi des dépenses & optimisation des coûts opérationnels

📍 Compétences clés : gestion des services généraux, office management, administration & RH, gestion fournisseurs & facturation, optimisation des process, maîtrise de SECIB.