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Centre de protection des données

Charte de protection des données personnelles

Date d’effet: 25 mai 2018

1. Introduction

La protection de vos données à caractère personnel est importante pour nous.

Nous nous engageons à ne collecter que les données dont nous avons besoin pour vous assurer un service optimal, à en assurer la confidentialité et la sécurité, y compris lorsque nous faisons appel à des prestataires et à faciliter l’exercice de vos droits sur vos données.

Les termes commençant par une majuscule ont la signification prévue par les Conditions générales d’utilisation de Malt.

Notre premier engagement est le respect de la législation applicable en matière de protection des données.

Nous nous conformons aux obligations résultant du Règlement général relatif à la protection des données à caractère personnel (également appelé “RGPD”) et de toutes les législations nationales le mettant en œuvre dans les Etats dans lesquels nous opérons. Ainsi, nous prenons notamment soin de respecter la loi dite “Informatique et Libertés” du 6 janvier 1978 modifiée pour la France, la loi fédérale sur la protection des données (BDSG) pour l’Allemagne, la Loi relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel du 30 juillet 2018 pour la Belgique et la loi organique espagnole 3/2018, du 5 décembre 2018, sur la protection des données personnelles et la garantie des droits numériques.

Nous décrivons ici ce que nous faisons avec vos données.

La présente politique décrit les données personnelles que nous recueillons, comment elles sont utilisées et, le cas échéant, partagées, et vos droits à cet égard. Elle s'applique à tout utilisateur des services Malt. Nous vous conseillons de la lire attentivement. Nous avons fait le maximum pour qu’elle soit claire, facilement compréhensible et accessible à tout moment de votre navigation.

Nous nous efforçons d’être le plus clair possible.

Toutefois, si vous n’êtes pas familier, par exemple, des termes “vigilance”, “freelance”, “cookie”, “ ou “affacturage ou avance de trésorerie”, vous trouverez les définitions de ces termes clés en consultant notre glossaire en fin de cette charte.

Si vous souhaitez obtenir une clarification ou si vous avez une question à nous poser la concernant, vous pouvez contacter notre équipe DPO à l’adresse suivante: [email protected].

Sachez que des fonctionnalités permettant de gérer vos données et de protéger leur confidentialité et leur sécurité sont disponibles dans notre Centre de protection des données disponible à cette adresse: https://www.malt.fr/about/privacy.

Prise d’effet :

La Charte de protection des données mise à jour prend automatiquement effet pour tous les utilisateurs actifs à compter du 25 mai 2018.

Nous nous réservons le droit de modifier la présente Charte de protection des données à tout moment. La version la plus actuelle de la présente Charte régit notre utilisation de vos données et sera toujours disponible à l’adresse : https://www.malt.fr/about/privacy/policy.

Si nous devions apporter une modification substantielle à cette charte de protection des données, nous nous engageons à vous la notifier via l'adresse email que vous avez renseignée sur le site.

2. Responsable du traitement des données : Malt Community

La société Malt Community, SA à conseil d'administration, immatriculée au RCS de Paris sous le n° 791 354 871, dont le siège social est situé 241 rue Saint Denis, 75002 Paris.

3. Coordonnées de notre DPO

Vous pouvez adresser toute question relative à la protection des données personnelles chez Malt ou adresser une demande d’exercice de vos droits d’accès, rectification, opposition, effacement, limitation, portabilité, administration de données après un décès à notre délégué à la protection des données :

par mail adressé à : [email protected]

par courrier adressé à: DPO, Malt Community, 241 rue Saint Denis, 75002 Paris

4. Données que nous traitons

Résumé :

Dans le cadre de votre utilisation de nos services et de votre navigation sur notre site internet, Malt traite plusieurs catégories de données dont vous trouverez le détail ci-dessous. Ces données proviennent :

Des informations que vous nous communiquez.

Des informations résultant de votre utilisation de nos services.

Nous ne traitons pas de catégories particulières de données (données sensibles) telles que les données qui révèlent l'origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l'appartenance syndicale, des données génétiques, des données biométriques, des données concernant la santé ou des données concernant la vie sexuelle ou l'orientation sexuelle des personnes.

4.1 Données relatives aux freelances

Nous vous informons au moment de la collecte du caractère obligatoire ou non du renseignement de la donnée.

Type de collecte

Catégories

Détails

Communiquées par le Freelance

Informations personnelles

- Nom
- Prénom
- Lieu et Date de naissance
- Sexe
- Email
- Numéro de téléphone
- Catégorie professionnelle
- Géolocalisation au moment de la connexion
- Photo de profil
- Nationalité
- Adresse
- le cas échéant, numéro d’identification national officiel.

Informations relatives aux échanges avec nos équipes

- Emails
- Dates et durées des appels téléphoniques
- Résumé des échanges si nécessaire pour le suivi de vos demandes ou pour votre accompagnement

Informations professionnelles

- Expériences professionnelles
- Compétences
- Portfolio
- Préférence(s) de mission

Structure juridique

- Dénomination
- Forme juridique
- Identité du représentant légal de l’entreprise
- Documents légaux variant en fonction de la structure de votre entreprise et notamment : dénomination ; adresse du siège social, le cas échéant, numéro d’identification national officiel ; dirigeants (pour les personnes morales) ; dispositions régissant le pouvoir d’engager la personne morale ou la construction juridique.

Information bancaire

- Relevé d’Identité bancaire
- Compléments d’information sur votre profil (facultatif)
- Intégration de vos réseaux sociaux (Twitter, Behance, StackOverflow, Github)

Certifications et formations

Langues

Informations relatives aux missions réalisées

- Commentaires de vos clients
- Avis laissés par vos clients

Générées par votre utilisation de la Marketplace

Données de navigation

Cookies nécessaires et autres cookies sous réserve de votre consentement et adresse IP

Informations relatives aux transactions

Détails des transactions (ex: paiement de vos missions)

Recommandations

Recommandations externes faisant suite à vos sollicitations

Données relatives à l’utilisation de la messagerie sécurisée

- Identification des utilisateurs (expéditeur et destinataire)
- Date et heure d’envoi du message
- Contenu du message lorsque nécessaire pour la lutte contre la fraude et l’assistance aux utilisateurs.

4.2 Données relatives aux préposés des clients

Nous informons au moment de la collecte du caractère obligatoire ou non de la donnée.

Type de collecte

Catégorie

Détails

Communiquées par le Client / les préposés du Clients utilisant la Marketplace

Informations personnelle

- Nom
- Prénom
- Date de naissance
- Sexe
- Adresse email
- Photo de profil

Informations générales sur l’entreprise

- Secteur d’activité
- Nombre d’employés
- Logo de l’entreprise

Structure juridique

- Coordonnées de facturation
- Contact de comptabilité

Informations relatives aux missions

- Avis reçus par les freelances
- Commentaires laissés par ces freelances

Informations relatives aux échanges avec nos équipes

- Emails
- Dates et durées des appels téléphoniques
- Contenu éventuel des échanges lorsque nécessaire pour la lutte contre la fraude et l’assistance aux utilisateurs

Données de navigation

Cookies nécessaires et autres cookies sous réserve de votre consentement et adresse IP

Générées par votre utilisation de la Marketplace

Informations relatives aux transactions

Détail des transactions

Données relatives à l’utilisation de la messagerie sécurisée

- Identification des utilisateurs (expéditeur et destinataire)
- Date et heure d’envoi du message
- Contenu du message lorsque nécessaire pour la lutte contre la fraude et l’assistance aux utilisateurs

4.3 Informations statistiques relatives à votre utilisation de nos services

Nous recueillons par exemple des statistiques :

  • D’utilisation de la messagerie sécurisée que nous proposons (pourcentage de messages répondus, temps de réponse) ;

  • Sur les évaluations de fin de mission (commentaires laissés par les clients et les freelances, notes moyennes) ;

  • Des statistiques fondées sur les données de connexion et de navigation des utilisateurs ;

  • Sur l’utilisation du moteur de recherche et du formulaire de contact freelance ;

  • Sur votre utilisation des différents modules tels que l’outil de devis, le module de contrat, celui de paiement ; les fonctionnalités mises à disposition des entreprises (reporting, pages d’équipes, baromètre) ;

  • Sur des données commerciales telles que le nombre de missions réalisées, les volumes d’affaires par catégorie de freelances, de clients.

5. Cookies

Nous utilisons des cookies d’authentification, des cookies de sécurité et cookies relatifs à l’intégrité du site, des cookies de localisation, des cookies liés à la fonctionnalité du site et services, des cookies d’analyses et de recherche et des cookies pour diffuser des messages publicitaires. Vous pouvez accepter, refuser ou paramétrer vos choix en matière de cookies lors de votre première connexion sur la Marketplace et modifier vos choix à tout moment en consultant la rubrique cookies de notre centre de protection des données disponible ici: www.malt.fr/about/privacy/cookies. Vous y trouverez également une description plus détaillée des cookies que nous déposons.

6. Bases légales et Finalités

Résumé :

Malt traite la plupart de vos données personnelles dans le cadre du contrat de service que vous avez conclu lors de votre inscription sur le site via l’acceptation de nos conditions générales d’utilisation. Toutefois, nous sommes susceptibles de traiter certaines données vous concernant sur la base de votre consentement, en raison d’obligations légales ou pour répondre à notre intérêt légitime à les traiter.

Les données que nous collectons nous permettent de fournir, administrer, protéger et améliorer nos services, d'en développer de nouveaux, et de protéger aussi bien nos utilisateurs que nous-mêmes d’une utilisation potentiellement frauduleuse de notre Marketplace.

Détails :

En particulier,

6.1 Traitements de données mis en œuvre sur le fondement de l’exécution du contrat de service

Sur la base de l’exécution du contrat de service que vous avez conclu lors de votre inscription sur le site via l’acceptation de nos conditions générales d’utilisation (si vous souhaitez consulter de nouveau nos conditions générales d’utilisation, vous les trouverez à l’adresse : www.malt.be/legal) qui nous lie, nous utilisons vos données pour vous fournir nos services.

En particulier, dans le cadre de l’exécution du contrat de service, nous traitons vos données pour :

- La création et la gestion de votre compte ;

- Vous permettre l’utilisation des services du site ;

Pour les Freelances :

  • La vérification de votre société sur la base de vos documents légaux (voir ci-dessous pour plus d’information à ce sujet) ;

  • L’optimisation de leur référencement dans le moteur de recherche ;

  • S’assurer que les missions proposées aux Freelances soient pertinentes (modération des leads, politique de lutte contre le spam).

  • Nous sommes susceptibles de présenter votre profil, à des clients ou clients potentiels, dont les besoins correspondent à vos compétences professionnelles, afin d’une part de promouvoir votre profil, et d’autre part de promouvoir les Services tels que définis dans les CGU, sous réserve que le profil ne soit pas renseigné comme indisponible.

Pour les Clients :

  • Proposer les résultats de recherche les plus pertinents

  • Permettre la communication entre utilisateurs (freelances et clients) au sujet d’une mission par la mise à disposition d’une messagerie instantanée sécurisée intégrée;

  • Proposer le profil d’un Freelance en réponse à la recherche spécifique d’un client : Malt est susceptible de transmettre les Données à caractère personnel de Freelances inscrits sur la Marketplace aux Entreprises Clientes pour les assister dans la recherche de Freelances ou leur présenter des Freelances correspondant à leurs besoins. Ainsi, si, à la suite d'une demande d'un de nos clients, le profil d’un Freelance correspond à sa recherche, nous pourrions transmettre ces informations de profil au client ;

  • Centraliser les missions en cours avec des Freelances dans une interface dédiée (Malt Insight).

Pour tous les Utilisateurs :

  • Vous adresser des communications liées à vos actions sur la Marketplace (courriels transactionnels) ;

  • Permettre de communiquer entre vous par la mise à disposition d’une messagerie instantanée sécurisée intégrée ;

  • Tenir à votre disposition, au sein de votre compte Malt, vos documents (factures, contrats…);

  • Permettre le paiement de vos missions directement par le biais de la Marketplace et de notre partenaire Mangopay. Ainsi, vos données sont traitées afin d’assurer la gestion des flux financiers intervenant via la Marketplace et notamment, la facturation des missions et des paiements ainsi que, conformément à la loi, la lutte contre le terrorisme et le blanchiment d’argent.

  • Permettre l’utilisation des services d’avance de trésorerie avec nos différents partenaires financiers (affacturage et contrat de prêt) ;

  • Vous permettre de laisser un avis/commentaire en fin de mission ;

  • Vous assister dans l’utilisation de la plateforme en proposant un service client/freelance répondant à vos demandes.

6.2. Traitements de données mis en œuvre sur le fondement de l’intérêt légitime de Malt

Sur la base de notre intérêt légitime, nous utilisons vos données aux fins suivantes :

  • Lors de leur inscription sur Malt, nous demandons aux Freelances de communiquer un certain nombre de documents relatifs à leur identité ainsi que des documents légaux concernant leur structure juridique.

Ces données et les documents servent deux objectifs :

- Faciliter le contact entre les Freelances et les Clients en présentant au Client la structure juridique du Freelance déjà vérifiée. Malt effectue une vérification préalable des documents légaux des Freelances afin d’assurer aux Clients qu’ils contractualisent avec de véritables indépendants répondant à la définition du Freelance (tel que définie par les CGU). Le Client est uniquement informé du fait que cette vérification a été effectuée par la mention “documents à jour”. En faisant une vérification préalable de ces documents, Malt permet aux Freelances de ne pas avoir à démontrer leur statut d’indépendant au moment où les parties souhaitent se concentrer sur les échanges liés à la mission. Sauf obligation légale le permettant, telle que l’obligation de vigilance en droit français dont est tenu le donneur d’ordre (le Client), les Clients n’ont pas accès à ces documents.

Accélérer le paiement des missions en ayant transmis en amont, à notre prestataire MangoPay, les informations de vérification de votre structure juridique : lorsque vous utilisez Malt en tant que Freelance, vous bénéficiez d’un service de paiement en ligne qui vous permet de recevoir des paiements de la part de vos clients. Ce service de paiement est mis à votre disposition par notre prestataire de solution de paiement Mangopay SA, établissement de paiement agréé. En cette qualité, Mangopay SA a des obligations légales de vigilance en matière de lutte contre la fraude, le financement du terrorisme et le blanchiment d'argent. Conformément aux exigences de la réglementation qui s’applique à Mangopay, au moment de la création de votre compte et de votre utilisation du service de paiement, le prestataire de paiement doit vous identifier et vérifier votre identité. Malt sollicite donc, pour le compte du prestataire de paiement Mangopay les éléments relatifs à votre identité et à celle de votre structure juridique.
A noter que les documents d’identités sont uniquement collectés par Malt et immédiatement transférés à MangoPay, Malt ne stocke pas ces documents.

  • Protéger les Freelances contre le spam ;

  • Effectuer un suivi personnalisé pour ne vous adresser que des communications pertinentes et adaptées à vos besoins directement en lien avec les services du site (par exemple: proposer des missions adaptées, vous inviter à mettre à jour/compléter votre profil afin de maximiser vos chances de décrocher une mission…) ;

  • Sécuriser le site Malt.com ainsi que ses extensions: Malt.fr, Malt.es, Malt.de, Malt.be, Malt.nl, Malt.uk..., et sécuriser les données et échanges intervenant sur le site ;

  • Faire évoluer nos services pour vous offrir de nouvelles fonctionnalités et les adapter à vos besoins: à cette fin, nous réalisons des statistiques d’utilisation de nos services et de suivi de l’audience des pages de notre site internet et de suivi des activités commerciales et du comportement des utilisateurs sur la Marketplace. Ces statistiques sont anonymisées aussi souvent que possible ;

  • Evaluer votre satisfaction et, si vous l’acceptez, vous recontacter pour échanger avec vous à ce sujet.

  • Garantir la qualité des profils, lutter contre la fraude, vérifier les informations des profils (par ex. localisation) ;

  • Lutter contre la fraude lors de vos envois de messages et, en cas d’anomalies détectées, donner lieu à un rappel des règles applicables ou à un blocage des messages que vous envoyez. Nous utilisons également une technologie d’analyse automatique du contenu des annonces, afin de détecter des contenus non sollicités, y compris frauduleux;

  • Calculer votre temps de réponse moyen aux messages qui vous sont envoyés et l’afficher à vos interlocuteurs ;

  • Vous assister en cas de difficulté d’utilisation de la Marketplace ou de demande d’aide, notamment dans le cas d’un litige avec un autre utilisateur ;

  • Vous adresser des notifications liées à votre activité sur le site comme, par exemple, lorsque vous avez reçu un message, un devis, un paiement ;

  • Vous proposer de participer à des enquêtes (ex. satisfaction, opinion, étude sur les freelances dans votre pays ou dans l’Union européenne). Vous êtes libre de participer et pouvez vous opposer selon les modalités fournies au moment de l'enquête.

  • Communiquer avec vous : Malt peut utiliser les informations recueillies pour communiquer avec vous au sujet des produits, des services, des promotions, des études, des enquêtes, des actualités, des mises à jour et des événements.

  • Faire bénéficier aux Freelances des opportunités commerciales proposés par les filiales de Malt Community SA (telles qu’identifiées dans les Conditions générales d’utilisation), dont particulièrement par Comatch Gmbh : Malt peut utiliser les données des Freelances, pour leur proposer des missions initiées par les clients utilisateurs de la marketplace opérée par Comatch.

  • Proposer aux Clients des profils de consultants indépendants inscrits sur la marketplace Comatch correspondant à leurs besoins commerciaux.

  • Enregistrement des rendez-vous en visioconférence avec notre équipe commerciale : aux fins de formation des équipes commerciales de Malt et d’évaluation de la qualité de nos services et de nos échanges avec nos clients et prospects, Malt est susceptible d’enregistrer les réunions en visioconférence entre vous et nos équipes. Vous êtes informés de cet enregistrement en amont de la réunion, et vous pouvez vous y opposer à tout moment. Cet enregistrement fait l’objet d’une retranscription pour les mêmes finalités, et sera conservé pendant une durée d’un an. Vous trouverez davantage d’information concernant l’outil utilisé pour l’enregistrement et la transcription dans l’article 7-2 de la présente Charte de protection des données.

  • Participer à un panel de testeurs : lors de votre navigation sur la Marketplace, nous sommes susceptibles de vous proposer de participer à un test des fonctionnalités du produit Malt. Vous êtes libres de participer et nous ne collectons pas de données personnelles dans le cadre de cette étude.  En fin de test, nous vous proposons de collecter votre adresse électronique afin de vous inscrire dans notre panel de testeurs. Vous pouvez vous désinscrire à tout moment.

6.3 Traitements de données mis en œuvre sur le fondement de votre consentement

Nous sommes également susceptibles de recueillir votre consentement préalable au traitement de certaines données,

  • par exemple pour la réutilisation de votre photo de profil, réalisée par nos services, sur des supports commerciaux

  • ou lorsque vous n’avez pas créé de compte sur la Marketplace mais souhaitez recevoir nos offres commerciales/notre newsletter.

6.4 Traitements de données mis en œuvre sur le fondement de nos obligations légales

Enfin, nous traitons certaines données en raison des obligations légales qui nous sont imposées dans le cadre de la gestion des paiements réalisés via la Marketplace et notamment de la lutte contre le financement du terrorisme et le blanchiment d’argent.

7. Destinataires ou catégorie de destinataires et transferts vers des pays tiers à l’EEE

Résumé :

Malt est destinataire des données à caractère personnel recueillies par l'intermédiaire du Site.

Certains des services et fonctionnalités mis à votre disposition par Malt requièrent que nous partagions des informations avec d'autres utilisateurs ou avec nos partenaires commerciaux. Nous sommes également susceptibles de partager ces informations pour des raisons juridiques ou en cas de litige.

Détails :

Nous ne communiquons vos données personnelles à des entreprises, des organisations ou des personnes tierces que dans les circonstances suivantes :

7.1 Partage avec les clients

Partage avec des clients des informations d’identification du Freelance et, le cas échéant, de son entreprise lorsque le Freelance leur envoie une proposition commerciale et des documents légaux relatifs à ses services et, le cas échéant, sa société, lorsqu’une mission démarre.

7.2 Partage avec des partenaires et prestataires de confiance

Lorsque cela est nécessaire pour des besoins de traitement externe, et uniquement dans ce cas, nous transmettons ces données à nos partenaires tels que MangoPay et Finexkap et prestataires de confiance, nos sous-traitants. Ces derniers traitent vos données pour notre compte, selon nos instructions ou selon un accord contractuel, conformément à la présente Charte et dans le respect de toute autre mesure appropriée de sécurité et de confidentialité.

a) Localisation des données

Tous nos serveurs sur lesquels vos données sont conservées sont localisés en Europe. Très exceptionnellement, certains de nos prestataires dont l’établissement principal se situe dans un État tiers à l’Union européenne peuvent devoir transférer vos données dans cet État. Dans ce cas, nous vérifions préalablement qu’ils respectent leurs obligations en matière de protection des données de nos utilisateurs et mettons en place un « outil de transfert » tel que les clauses contractuelles types afin de garantir une protection de vos données personnelles équivalent à celle proposée au sein de l’Union européenne.

b) Nos prestataires

Vous trouverez ci-dessous le nom de nos partenaires et prestataires, le cas échéant, le lien vers leur site et leur politique de protection des données, l’adresse de contact pour les questions de protection des données, la finalité pour laquelle ils interviennent ainsi que la localisation des données et l’outil de transfert utilisé pour garantir un niveau de protection équivalent à celui proposé au sein de l’Union européenne lorsqu’ils se situent hors de l’Union européenne ou sont susceptibles de transférer des données en dehors de l’Union européenne.

Nous ne leur transmettons vos données personnelles uniquement pour les finalités énoncées ci-dessous.

Nom du prestataire

FInalité(s)

Personnes concernées

Localisation des données

MangoPay SA 
10 Boulevard Royal L-2449 Luxembourg
www.mangopay.com,
https://www.mangopay.com/fr/privacy/
Contact: [email protected]

Mangopay intervient pour vous ouvrir un compte de paiement vous permettant de recevoir ou exécuter un paiement pour les missions effectuées par notre intermédiaire. MangoPay vérifie également que les flux financiers qui transitent par la Marketplace ne proviennent pas d’un blanchiment d’argent ou ne servent pas à financer le terrorisme.

Freelances et Clients

Luxembourg (UE)

Defacto SAS

50 rue Marguerite de Rochechouart 75009 Paris
https://fr.getdefacto.com/
Contact:  [email protected]

Service de financement à destination des freelances, par la fourniture de prêts participatifs.

Freelances et Clients

France (UE)

Billie GmbH
Charlottenstraße 4, 10969 Berlin
https://www.billie.io/en

Rachat des factures des freelances émises via la Marketplace.

Freelances et Clients

Allemagne (UE)

Aria
12 rue Anselme, 94300 Saint-Ouen
https://helloaria.eu/

Système de paiement immédiat du Freelance grâce à un service de rachat de la créance échue auprès du Freelance.

Freelances et Clients

France (UE)

Stripe
10 boulevard Haussmann, 75009 Paris
https://stripe.com/fr/privacy

Mise à disposition des clients utilisateurs de la Marketplace de la faculté de payer les missions par prélèvement automatique sur compte bancaire.

Clients

Irlande (UE)

Upflow

https://help.upflow.io/en/articles/5451434-upflow-inc-privacy-policy

Gestion de relance des factures des clients.

Clients

France (UE)

Studycall
79 rue du Faubourg Poissonnières, 75010 Paris
www.studycall.com

Service de réactivation et de traitement des prospects.

Clients

Irlande (UE)

Mandrill
https://mailchimp.com/about/security/#Investing_in_Your_Privacy

Envoi de mails aux utilisateurs du site et à toute personne invitée par un utilisateur à utiliser Malt ou à rédiger une recommandation sur Malt.

Freelances et Clients

Transferts de données vers les Etats-Unis - clauses contractuelles types et mise en place de garanties complémentaires

MongoDB

Assurer la sécurité de notre système d’information et notamment de notre site internet ainsi que des données que vous nous communiquez.

Freelances et Clients

Transferts de données vers les Etats-Unis - clauses contractuelles types et mise en place de garanties complémentaires

Google Cloud Platform

Hébergement des données traitées par Malt

Freelances et Clients

Belgique (UE). En cas de transferts de données vers les Etats-Unis - clauses contractuelles types et mise en place de garanties complémentaires

Google Workspace
https://gsuite.google.com/security/

Gestion des documents (Drive)
Gestion de la messagerie électronique.

Freelances et Clients

UE
En cas de transferts de données vers les Etats-Unis - clauses contractuelles types et mise en place de garanties complémentaires

Datadog
https://www.datadoghq.com/privacy/

Gestion des logs de connexion aux fins de sécurisation de la Marketplace.

Freelances et Clients

Transferts de données vers les Etats-Unis - clauses contractuelles types et mise en place de garanties complémentaires

Vadata
https://www.vaadata.com/fr/confidentialite/

Sécurisation de la Marketplace en réalisant des tests d’intrusion.

Freelances et Clients

France (UE)

Ringover
https://www.ringover.fr/confidentialite

Gestion de la relation avec les utilisateurs et des échanges téléphoniques.

Freelances et Clients

France (UE)

Calendly
https://calendly.com/fr/pages/privacy

Prise de rendez-vous avec les responsables Clients et Freelances chez Malt.

Freelances et Clients

Transferts de données vers les Etats-Unis - clauses contractuelles types et mise en place de garanties complémentaires

Crispchat
https://crisp.chat/fr/

Chat en ligne et support des utilisateurs prospects.

Freelances,Clients et prospects

Transferts de données vers les Etats-Unis - clauses contractuelles types et mise en place de garanties complémentaires

Front App
https://frontapp.com/privacy-policy

Gestion du support des utilisateurs qui ont contacté l’équipe Customer Experience

Freelances et Clients

Transferts de données vers les Etats-Unis - clauses contractuelles types et mise en place de garanties complémentaires

Looker

Analyse de données

Freelances et Clients

Transferts de données vers les Etats-Unis - clauses contractuelles types et mise en place de garanties complémentaires.

Chartio Inc, et Google LLC (Google analytics)

Réalisation de statistiques

Freelances et Clients

Transferts vers les Etats-Unis possibles - sécurisés par la mise en place de clauses contractuelles types

Onetrust
https://cdn.onetrust.com/legal/SCCAmendmentUSv20200716.pd

Outil de gestion du consentement en matière de cookies

Freelances, Clients et prospects

Transferts vers les Etats-Unis possibles - sécurisés par la mise en place de clauses contractuelles types

Salesforce
https://www.salesforce.com/fr/company/privacy/

CRM et outil de gestion et suivi des contrats cients

Freelances et Clients

Transferts vers les Etats-Unis possibles - sécurisés par la mise en place de clauses contractuelles types

Typeform
https://admin.typeform.com/to/dwk6gt/?typeform-source=www.typeform.com

Sondage en ligne

Freelances, Clients et prospects

Transferts vers les Etats-Unis possibles - sécurisés par la mise en place de clauses contractuelles types

Trust Pilot 
https://fr.legal.trustpilot.com/for-businesses/business-privacy-policy

Recueil des avis des utilisateurs de la Marketplace

Freelances et Clients

Transferts vers les Etats-Unis possibles - sécurisés par la mise en place de clauses contractuelles types

Customer.io

Marketing, emails.

Freelances, Clients et prospects

Transferts vers les Etats-Unis possibles - sécurisés par la mise en place de clauses contractuelles types

Hubspot 
https://legal.hubspot.com/privacy-policy

Marketing, emails

Freelances, Clients et prospects

Transferts vers les Etats-Unis possibles - sécurisés par la mise en place de clauses contractuelles types

Salesloft
https://salesloft.com/products/security-faqs/

Marketing, emails

Freelances, Clients et prospects

Transferts vers les Etats-Unis possibles - sécurisés par la mise en place de clauses contractuelles types

Modjo
https://www.modjo.ai/legals/privacy 

https://www.modjo.ai/legals/contrats-de-sous-traitance

Enregistrement des réunions en visioconférences

Clients et prospects

France (UE)

7.3 Partage avec nos investisseurs, comptables et auditeurs dans le cadre d’éventuelles levées de fonds

Malt est susceptible de partager des informations relatives aux freelances et préposés des clients inscrits sur la Marketplace et utilisant nos services afin de répondre à des demandes d’informations de nos investisseurs, comptables et de tout auditeur, notamment dans le cadre d’éventuelles levées de fonds ou vérification de l’utilisation de fonds levés.

7.4 Avec des tiers autorisés

Nous conservons ou divulguons vos informations si nous estimons que cela est raisonnablement nécessaire pour satisfaire à toute obligation légale ou réglementaire, toute procédure judiciaire ou demande administrative, pour protéger la sécurité d’une personne, pour traiter tout problème de nature frauduleuse, sécuritaire ou technique, ou pour protéger les droits ou les biens de nos utilisateurs.

7.5 Entre les entités du groupe Malt

Le groupe Malt est composé de Malt Community SA (maison mère), et de ses filiales, à savoir les sociétés suivantes : Malt Community S.L (Espagne), Malt Community Gmbh (Allemagne), Malt Community BV (Pays-Bas), Malt Community SRL (Belgique), Malt Community Ltd (Royaume-Uni), et Comatch GmbH (Allemagne).

En effet, en mars 2022, Malt Community SA a fait l’acquisition de Comatch GmbH, une plateforme de consultants indépendants en management et experts sectoriels.

Ainsi, Malt est susceptible de partager des informations relatives aux Freelances et préposés des Clients inscrits sur la Marketplace et utilisant nos services afin de faire bénéficier aux Utilisateurs d’opportunités commerciales pouvant correspondre aux compétences professionnelles du Freelance et aux besoins commerciaux des Clients.

Pour cela Malt et Comatch rapprochent leurs bases de données respectives, dont les données que les Freelances et préposés des Clients ont renseignés sur leur profil.

Important : Malt ne revend pas vos données/les informations et documents que vous nous confiez à des tiers et nous ne divulguons pas d’informations personnelles et privées en dehors des situations décrites dans la présente Charte de protection des données.

8. Durée de conservation ou critères déterminant ces durées

En règle générale, nous conservons vos informations lors des périodes suivantes :

Si vous avez réalisé des missions, Malt conserve vos coordonnées de facturation pour une durée de 10 ans à compter de la clôture/suppression de votre compte utilisateur afin de respecter nos obligations comptables, de paiement des charges sociales ainsi que nos obligations de déclaration et de mise à disposition de la documentation vis à vis des autorités fiscales.

Pour les freelances uniquement, Malt conserve également pour une durée de 10 ans la documentation légale permettant la vérification de votre entreprise afin de répondre aux obligations légales des clients (porteurs de projets / donneurs d’ordre) de démontrer qu’ils ont satisfait à leur obligation de vigilance vous concernant conformément aux prescriptions du droit français.

En fonction de la situation spécifique, nous pouvons toujours conserver vos données à caractère personnel pour des périodes plus longues. Cela sera particulièrement le cas si l’une des périodes suivantes est plus longue : (i) aussi longtemps que nécessaire pour l’activité ou le service concerné ; (ii) toute période de conservation requise par la loi ; ou (iii) le délai de prescription au cours duquel une procédure judiciaire peut être introduite à des fins de défense de nos intérêts.

9. Sécurité des données

Nous mettons en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir la sécurité, la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la résilience constantes de notre système d’information et de vos données et afin de protéger les données, notamment personnelles que nous traitons, contre la destruction, la perte, l'altération, la divulgation non autorisée de données transmises, conservées ou traitées d'une autre manière, ou l'accès non autorisé à de telles données.

Nous nous engageons à mettre en œuvre tous les moyens disponibles pour assurer la sécurité et la confidentialité de ces données, en particulier :

Nous chiffrons la plupart de nos services à l’aide de la technologie SSL ;

Nous vérifions votre adresse email lors de la création de votre compte ;

Nous menons des audits internes sur la collecte, le stockage et le traitement des données, y compris les mesures de sécurité physiques, afin d’empêcher tout accès non autorisé à nos systèmes ;

L’accès aux données personnelles est strictement réservé aux salariés et prestataires de Malt qui ont besoin d’y accéder afin de les traiter en notre nom. Ces personnes sont soumises à de strictes obligations de confidentialité et sont susceptibles de faire l’objet de sanctions disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement en cas de manquement.

10. Droits

Conformément au RGPD et aux dispositions de la loi française de protection des données à caractère personnel dite « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978, telle que modifiée et des lois nationales applicables en matière de protection des données à caractère personnel applicables dans les Etats dans lesquelles nous opérons, vous disposez des droits suivants :

Vous pouvez retrouver les descriptifs de chacun de vos droits dans le centre de protection des données que nous mettons à votre disposition à l’adresse www.matl.fr/about/privacy/rights. Vous y trouverez également les moyens de les exercer.

10.1 Droits d’accès

Vous disposez d’un droit d’accès aux données vous concernant traitées par Malt. Il vous permet de prendre connaissance des données dont nous disposons sur vous et, si vous le souhaitez, d’en demander une copie, dans la limite du respect du droit des tiers dont les données à caractère personnel sont susceptibles de figurer dans les données vous concernant.

10.2 Droits à la rectification

Aux termes de la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles, vous pouvez solliciter de notre part la rectification des données à caractère personnel vous concernant qui sont inexactes. Vous pouvez également demander à ce que les données à caractère personnel incomplètes vous concernant soient complétées, y compris en fournissant, à l’appui, une déclaration complémentaire.

Afin de vous permettre d’exercer le plus facilement possible ce droit, nous vous invitons à procéder directement à ces modifications et compléments sur votre profil. Si vous estimez que d’autres données vous concernant doivent être modifiées ou complétées et que vous ne parvenez pas à effectuer ce changement par vous-même, nous vous invitons à en faire la demande directement dans la section vos droits de notre centre de protection des données ou en nous écrivant à [email protected].

10.3 Droits à l’effacement

Vous disposez du droit d'obtenir de notre part l'effacement, dans les meilleurs délais, de données à caractère personnel vous concernant sous réserve de notre intérêt légitime ou de toute obligation légale nous en imposant la conservation.

Pour des raisons de sécurité et pour éviter une suppression non souhaitée du compte, nous vous invitons à effectuer cette démarche par vous-même une fois connecté à votre compte en suivant ce lien : www.malt.fr/account/cancellation

S’agissant des données de votre profil, vous devez garder à l’esprit que les moteurs de recherche et autres tierces parties peuvent encore conserver pour un certain temps des copies de vos informations de profil publiques lorsque vous en aviez accepté le référencement, même après avoir supprimé les informations du site Malt ou désactivé votre compte. Toutefois, Malt n’est pas le responsable pour de tels traitements de vos données par des tiers. Si vous le souhaitez, vous pouvez exercer votre droit au déréférencement directement auprès de ces moteurs de recherche. Par exemple, pour effectuer cette demande auprès de Google, vous pouvez utiliser l’outil mis à disposition par le moteur de recherche ici.

10.4 Droit à la limitation du traitement

Vous pouvez solliciter de Malt la limitation du traitement de vos données (par exemple, le fait de rendre temporairement votre profil indisponible sur le site), lorsque l'un des éléments suivants s'applique :

a) Vous contestez l'exactitude des données à caractère personnel vous concernant. Dans ce cas, nous masquerons les données vous concernant, pendant une durée nous permettant d’en vérifier l'exactitude ;

b) Vous estimez que le traitement de vos données est mis en oeuvre de manière illicite et vous opposez à leur effacement et exigez à la place la limitation de leur utilisation ;

c) Nous n’avons plus besoin des données à caractère personnel vous concernant aux fins du traitement mais celles-ci sont encore nécessaires pour vous permettre de faire constater, d’exercer ou de défendre un droit en justice ;

d) Vous avez exercé votre droit d’opposition en vertu de l'article 21, paragraphe 1 du règlement général relatif à la protection des données. Nous procéderons à la limitation du traitement de vos données, pendant la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes que nous poursuivons prévalent sur votre droit.

Si nous décidons de lever la limitation du traitement de vos données personnelles, nous vous en tiendrons informé.

10.5 Droit d’opposition

Vous pouvez vous opposer à l’envoi de communications, notamment commerciales, par Malt. Nous mettons à cette fin à votre disposition un lien de désinscription dans tous les courriels que nous vous adressons et vous pouvez gérer vos préférences de notification directement dans notre centre de protection des données, dans l’onglet, vos droits www.malt.fr/about/privacy/rights.

Vous pouvez également vous opposer, pour des motifs légitimes, au traitement de vos données pour lequel Malt s’est basé sur l’intérêt légitime. Malt interrompra alors le traitement à moins que des motifs légitimes et impérieux n’existent pour justifier la poursuite du traitement (par exemple, déclarations fiscales, déclarations de charges sociales…) ou pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.

10.6 Droit à la portabilité

Vous pouvez à tout moment demander la portabilité de vos données Malt. En exerçant ce droit, nous nous engageons à vous transmettre dans un délai raisonnable et dans un format lisible par machine les données que vous nous aurez fournies qu’elles aient été déclarées par vous-même ou générées par votre activité sur la Marketplace.

10.7 Droit de retrait du consentement

Dans la mesure où le traitement de vos données à caractère personnel est basé sur votre consentement, vous avez le droit à tout moment de retirer votre consentement. Cela n’affecterait toutefois pas la validité de votre consentement pour le passé.

10.8 La possibilité d'organiser le sort de vos données personnelles après votre décès

En France, le nouvel article 40-1 de la loi Informatique et libertés permet aux personnes de donner des directives relatives à la conservation, à l'effacement et à la communication de leurs données après leur décès.

Une personne peut être désignée pour exécuter ces directives. Celle-ci a alors qualité, lorsque la personne est décédée, pour prendre connaissance des directives et demander leur mise en œuvre aux responsables de traitement concernés.

Ces directives sont :

  • Générales, lorsqu’elles portent sur l’ensemble des données concernant une personne ;

  • Ou particulières, lorsque ces directives ne concernent que certains traitements de données spécifiques.

Lorsque ces directives sont générales et portent sur l'ensemble des données du défunt, elles peuvent être confiées à un tiers de confiance certifié par la CNIL.

Lorsqu’il s’agit de directives particulières, elles peuvent également être confiées aux responsables de traitement (réseaux sociaux, messagerie en ligne) en cas de décès. Elles font l'objet du consentement spécifique de la personne concernée et ne peuvent résulter de la seule approbation par celle-ci des conditions générales d'utilisation.

En l'absence de directives données de son vivant par la personne, les héritiers auront la possibilité d'exercer certains droits, en particulier :

Le droit d'accès, s'il est nécessaire pour le règlement de la succession du défunt ;

Le droit d'opposition pour procéder à la clôture des comptes utilisateurs du défunt et s'opposer au traitement de leurs données.

10.9 Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle

La société Malt Community a son principal établissement au 241 rue Saint Denis, 75002 Paris. À ce titre, l’autorité de contrôle compétente pour connaître de toute demande nous concernant, y compris, le cas échéant, de la plainte d’un utilisateur, est la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL). Cependant, vous pouvez saisir toute autorité de protection des données, notamment dans votre pays de résidence, le pays où vous travaillez, ou dans le pays dont vous êtes national et cette dernière se chargera de transmettre votre demande à la CNIL.

Si vous souhaitez saisir la CNIL de toute demande, vous trouverez ci-dessous les coordonnées :

CNIL (COMMISSION NATIONALE DE L’INFORMATIQUE ET DES LIBERTÉS)

3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07

Tél. : 01 53 73 22 22

(Du lundi au jeudi de 9h à 18h30 / le vendredi de 9h à 18h)

Fax : 01 53 73 22 00

Attention ! La CNIL ne reçoit pas le public et n’assure aucun renseignement sur place.

Si vous souhaitez déposer une plainte auprès de la CNIL, vous pouvez renseigner le formulaire de dépôt de plainte en ligne disponible à l’adresse suivante: https://www.cnil.fr/fr/plaintes

Si vous avez une question sur vos droits informatique et libertés, vous pouvez consulter le site de la CNIL: www.cnil.fr.

Pour saisir toute autre autorité de protection des données au sein de l’Union européenne, vous pouvez vous référer à l’annuaire proposé par la Commission européenne. Il recense l’ensemble des coordonnées des autorités de protection des données des Etats membres de l’Union européenne et est disponible ici :

https://ec.europa.eu/justice/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm

EN SAVOIR PLUS

Vous trouverez d'autres ressources utiles liées à la la protection de vos données dans notre Centre de protection des données :

- Notre parti pris et les actions que nous menons afin de protéger au mieux vos données ;

- Un outil de gestion de vos préférences en matière de notifications et communications ;

- Des informations sur la manière dont nous utilisons les cookies et autres traceurs ;

- Des informations sur les modalités d’exercice de vos droits;

- Un onglet dédié à l’exercice de votre droit à la portabilité.

Pour toute question concernant la protection de vos données personnelles traitées par Malt ou pour exercer vos droits à l’accès, la rectification, l’effacement, l’opposition, la limitation ou la portabilité de vos données ou l’organisation du sort de vos données après votre décès, vous pouvez vous adresser à notre DPO:

- Par e-mail : [email protected]

- Par courrier : DPO, Malt Community, 18 rue Godot de Mauroy, 75009 Paris, France

Glossaire

Vigilance : Lorsqu’une entreprise française a recours à un prestataire, elle doit s’assurer que ce prestataire est bien une entreprise immatriculée et à jour de ses cotisations fiscales et sociales. C’est l’obligation de vigilance telle que prévue en droit français.

Freelance : Un freelance est un travailleur indépendant (il n’est pas salarié, et n’a pas de salarié) qui exerce une profession intellectuelle (non artisanale). D’après nos CGUs cela désigne toute personne physique ou morale, soit disposant d’un numéro SIRET et inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés, au Répertoire des Métiers, à la Maison des Artistes, à l’Agessa, ayant le statut de micro-entrepreneur soit exerçant en tant qu’indépendant dans des conditions légales depuis la France ou l’étranger et qui propose ses services aux Clients/Porteurs de Projet à travers le Site.

Avance de trésorerie : aussi appelé “affacturage”. L’avance de trésorerie est un service offert par Malt qui permet à un freelance d’être payé sous 5 jours à la fin de sa mission (validation de la facture par le client) même si celui-ci a des délais de paiement allant jusqu’à 60 jours. Pour en savoir plus.