Description

Après 7 ans en organisme de formation et CFA, j'ai décidé de mettre mon expertise au service des professionnels de la formation en tant qu'assistante externalisée.

Je sais à quel point l'administratif peut être chronophage : inscriptions, conventions, OPCO, Qualiopi... J'ai vécu ces contraintes de l'intérieur. Aujourd'hui, je veux libérer du temps aux formateurs et responsables pédagogiques pour qu'ils se concentrent sur le coeur de métier : former.

Mes compétences clés:

Gestion administrative & qualité:

Gestion complète sessions formation • Inscriptions, listes d'attente, reports • Création documents (positionnement, évaluation, satisfaction, contrats) • Préparation et suivi audits Qualiopi • Indicateurs qualité

Coordination & relations:

Coordination formateurs et stagiaires • Relations OPCO, entreprises, financeurs • Recrutement et accompagnement apprenants

Gestion financière:

Facturation OPCO/CPF • Suivi contrats professionnalisation • Bilan pédagogique et financier (BPF)

Outils & logiciels:

YPAREO, CERES, KAIROS, WINCFA, GLORIA • Carif Oref • Excel

Langues

Français
Bilingue ou natif

Préférences en matière de lieu de travail

En télétravail uniquement

Travaille majoritairement à distance

IFRIA Ile-de-France
Référente développement formation & Formatrice
avril 2018 - juillet 2024 (6 ans et 3 mois)
Paris, France
Gestion administrative complète des sessions de formation : réservation de salles, contractualisation, validation des prestataires, gestion des inscriptions, listes d'attente, reports et annulations. Création et mise à jour de documents : positionnement, évaluation, satisfaction, planning, livret d'accueil, contrats stagiaires et intervenants. Suivi des dossiers apprenants : recrutement, tests, entretiens, accompagnement, visites en entreprise. Coordination et communication : relation avec stagiaires, intervenants, financeurs et partenaires (OPCO, Missions locales, France Travail). Gestion des outils de suivi : tableaux Excel, logiciels CERES, YPAREO, KAIROS, WINCFA, GLORIA. Facturation et suivi financier : contrats de professionnalisation, facturation aux organismes financeurs, bilan pédagogique et financier interne (BPF). Animation de formations (hygiène, qualité, vente, chocolat) et élaboration de contenus pédagogiques. Préparation et suivi des audits Qualiopi – certification obtenue et renouvelée. Mise à jour et valorisation des supports de communication : site internet, réseaux sociaux, fiches formation Carif Oref. Gestion de la démarche qualité et tenue des indicateurs.
Audit Qualiopi Gestion administrative des formations Gestion des financements et facturation formation Coordination pédagogique et gestion des sessions BPF
IFRIA Ile-de-France
Assistante administrative
août 2017 - janvier 2018 (5 mois)
Paris, France
Suivi administratif des dossiers apprenants et relation intervenants. Rédaction des contrats d'apprentissage, gestion des inscriptions. Utilisation de WINCFA, GLORIA (transfert d'effectifs). Gestion des réunions : logistique, compte-rendu, préparation. Facturation des contrats de professionnalisation.